5 tips til din neste konferanse

Etter et år hvor mange kurs- og konferanseopplevelser har blitt satt på vent, begynner vi nå å se et lyset i enden av tunnelen. Som alle andre så håper vi at vi snart kan komme tilbake til normalen og tilby fantastiske opplevelser til våre kunder og samarbeidspartnere. 

For at ditt neste arrangement skal gå smidig for seg, presenterer vi her 5 tips du bør ta høyde for neste gang du skal gjennomføre et kurs eller en konferanse. 

 

Start tidlig med å planlegge!

Som gjest så merker man om et arrangement har vært godt planlagt eller ikke. Som arrangør er det fort gjort å henge seg opp i programmet for dagen, og det er fort gjort å glemme alle de små tingene som skal klaffe. Nøkkelen til et vellykket arrangement ligger nemlig ofte i detaljene og man skal ikke undervurdere hvor mye de små tingene har å si for den totale opplevelsen av arrangementet.

Det er derfor viktig å sørge for at man legger et godt grunnlag i forkant for å få på plass alle detaljer, samt at man starter tidlig! Selv om den viktigste biten av et kurs eller en konferanse ofte foregår på scenen, så er det viktig å tilrettelegge for at gjestene har en fantastisk opplevelse fra det øyeblikket de ankommer lokalet, helt frem til de forlater lokalet. Rådfør deg gjerne med en av Meets rådgivere tidlig i prosessen. Alt fra mat, drikke, belysning, pauser og lokalets utseende spiller inn på hva slags inntrykk gjestene sitter igjen med etter dagen er ferdig.

På Meet blir du satt i kontakt med en av våre dyktige rådgivere for å komme opp med en plan slik at gjennomføringen av ditt neste arrangement går på skinner. Når du som arrangør skal tenke på innhold og presentasjon, kan du overlate detaljene til din arrangementsrådgiver. Selv om mest mulig burde være planlagt i forkant, er vi klar over at ting kan endre seg. Vi på Meet er derfor opptatt av å tilby fleksibilitet dersom det oppstår noen endringer underveis. Nøkkelordet her er kommunikasjon og god planlegging!

Våre rådgivere gir deg gjerne en omvisning i våre lokaler

 

Beliggenhet og adkomst

Velg et lokale som har god beliggenhet for gjestene dine, og ta hensyn til flere reiseveier! Beliggenhet og adkomst er nemlig noe vi har fått flere spørsmål rundt den siste tiden sammenlignet med tidligere.

Det viktigste er at gjestene kan komme seg til lokalet på en enkel måte fra ulike områder. Med vår beliggenhet på Ullevaal Stadion har vi gode parkeringsmuligheter og en nær tilknytning til kollektivtrafikken slik at adkomsten og hjemreisen blir lettvint og effektiv for alle deltakerne. Det siste man ønsker er at det skal være tungvint for enkelte av deltakerne å komme seg til og fra konferansen.

Selv når samfunnet gradvis åpnes opp igjen vil nok flere foretrekke å unngå folketunge kollektivruter, i hvert fall ser vi at flere ønsker å arrangere et sted hvor det er flere alternative måter å komme seg til lokalet. Ullevaal har en god beliggenhet hvor det jevnlig går busser forbi på Ring 3. Ettersom også mange av t-banens ruter stopper innom Ullevaal, er det sjeldent fullt. I tillegg er det mulighet for å parkere bilen i parkeringsanlegget på Ullevaal, og kommer man med sykkel kan man benytte en av tre store sykkelparkeringer rundt stadion. Se mer info om parkering her.

Det er også greit å tenke over hvordan beliggenheten påvirker vareleveringen til arrangementet! Har du eksempelvis mye markedsmateriell som du skal ha med på arrangementet, så sparer man mye unødvendig arbeid om man kan få dette transportert med bil. Meet sin varelevering gjør at du enkelt kan kjøre kursmateriell helt til døren hvor du blir tatt imot av en hyggelig kursvert som viser deg videre til ditt lokale.

For å planlegge ditt neste arrangement på Meet Ullevaal så finner du mer informasjon om veibeskrivelse og alternative reiseveier her.

 

Lokaler og utstyr

Det å være på kurs eller konferanse skal være lærerikt, men det er jo også så mye mer!

Det er viktig å ikke glemme at konferansen er en sosial arena for gjestene, og at denne dagen skal være noe spesielt. Dersom ting blir gjennomført riktig, kan en konferanse skape minnerike opplevelser og ny motivasjon for de ansatte!

En forutsetning for å benytte konferanse-sentere som Meet Ullevaal er at lokalene er utstyrt med moderne teknikk. Dette for å unngå uforutsette kostnader og frustrasjon. Det er ingenting som er kjedeligere enn å planlegge et arrangement i flere måneder og når dagen først kommer så er det mangler på det tekniske utstyret som fører til eksempelvis dårlig lyd. Forhør deg gjerne med din rådgiver på Meet om hva slags utstyr vi har tilgjengelig og om det er tilstrekkelig for dine behov!

Meets konferanselokaler et utstyrt med moderne teknikk og vår AV-teknikker hjelper gjerne til, og kan leies på timer eller hele dager for å sikre god flyt og gjennomføring av ditt fysiske eller digitale arrangement.

AV-teknikker
Med en AV-teknikker er du trygg på at alt det tekniske går som det skal

 

Mat og servering

Uten mat og drikke, duger helten ikke! Kurs og konferanser krever dermed opplagte deltakere. Det vil derfor være viktig med kontinuerlig energipåfyll i korte og lange pauser for å få med seg alle gjennom hele dagen. Foretrekker du minglemat, klassisk buffet eller en spansk vri? Se oversikt over menyene våre for å finne din favoritt.

Matserveringen er med andre ord en viktig faktor som påvirker deltakernes opplevelse av arrangementet. Meet, i samarbeid med Fursetgruppen, serverer en variasjon av mat med god kvalitet, og vi har alltid gode alternativer for vegetarianere, veganere og allergikere.

Ofte kan det være lurt å sette opp en prøvesmaking før arrangementet for å sørge for at maten er av god nok kvalitet og variasjon – ikke vær redd for å spørre oss!

tapas og småretter
Mat fra Fursetgruppen sørger for en fantastisk matopplevelse – uannsett arrangement

 

Smittevern

Selv om vi alle håper på en gjenåpning av Norge snart, er det fortsatt viktig å tenke på smittevern til høsten også. Dette er noe vi tror mange kommer til å fortsette å være mer bevisste på selv etter vi er tilbake til “normalen”.

Ta gjerne kontakt med oss dersom du har noen flere spørsmål, eller ønsker at vi skal skreddersy ditt neste arrangement! Et konferansesenter med gode rutiner rundt smittevern skaper en større trygghet for deg og dine deltakere i en uviss tid. Spør oss gjerne for å få mer informasjon rundt vilkår tilknyttet endringer og avbestillinger av arrangement som følge av Covid-19.

Forespørsel

Send forespørsel