Noen enkle detaljer kan være med å avgjøre om konferansen blir vellykket eller ei. Her har du noen gode tips fra oss på Meet Ullevaal. Vi gleder oss til å bistå deg med ditt neste arrangement!
Planlegging av konferanse
Det er her grunnlaget legges. Sett sammen en komité som har totalansvaret, og deleger oppgaver med tydelige tidsfrister. Det er mange detaljer som skal på plass, og rådfør deg med de som gjør dette hver eneste dag. Rådgiverne på konferansesenteret hjelper deg mer enn gjerne! God kommunikasjon mellom dere og konferansestedet er helt avgjørende for å lykkes. Deres rådgiver blir gjerne med på et planleggingsmøte!
Beliggenhet
Dette er ofte en avgjørende faktor for valg av lokale. Kommer halvparten av deltagerne med bil og kommer resten med kollektivtransport så trenger dere gode parkeringsmuligheter og lett tilgang med buss/t-bane og lignende. Det er viktig at det er lett og effektiv vei for deltakerne – både av hensyn til tid og miljø. Derfor er det hensiktsmessig å arrangere konferanser i nærhet til velutviklet offentlig transport. Ønsker dere å holde gruppen samlet hele dagen og kanskje kvelden, eller skal dere åpne opp for å «miste» mange til sentrums fristelser?
Passende lokaler
Hva ønsker du å oppnå med arrangementet? Lokalet må selvsagt ha plass til alle deltagerne, men hvordan kan valget av lokale hjelpe deg med å oppnå målet med arrangementet?
Er et av målene at utstillerne skal bli fornøyde, er det viktig at lokalet er utformet slik at de får en plass hvor gjestene naturlig vil oppholde seg. Burde dere egentlig variere mellom å ha gruppen samlet og delt i flere grupper? Finn et lokale som kan deles med mobile vegger slik at dere ikke trenger å betale ekstra for flere lokaler.
Stadig flere konferanser legger stor vekt på å nettverke. Store gode mingleområder kommer alltid godt med. Det er uansett behagelig å ha gode områder hvor gjestene kan oppholde seg under pausene.
Vær forberedt på problemer
På forhånd er det viktig å tenke gjennom hvilke «kriser» som kan oppstå og hvordan man skal løse disse. Hva gjør dere hvis foredragsholder 1 av 15 bruker 20 minutter lengre tid enn planlagt? Har dere lagt inn ekstra tid for å hente det inn, eller skal dere stoppe foredraget før det er ferdig? Det er ikke alltid man kan forutse hvor problemet oppstår. Husk da å ha nok folk på «dekk» som kan bistå hvis det skjer.
Servering
Uten mat og drikke duger helten ikke! For at deltagerne skal klare å være til stede mentalt gjennom hele dagen er det viktig med energipåfyll. Sørg for å ha gode pauseserveringer som gir energi.
Lunsjen er en veldig viktig del av dagen for alle deltagerne. Hva som serveres til lunsj og hvordan kvaliteten er, varierer veldig fra sted til sted. Tenk igjennom hvordan type lunsj du ønsker. Avtal med konferansesenteret at dere tar en visning i forkant av arrangementet med prøvesmaking av lunsj.
Teknikk
Det er aldri gøy med kostnader som ikke er tenkt på. Teknikk er ofte et punkt hvor akkurat slike kostnader plutselig kan komme. Sjekk derfor ut hva av teknikk som er inkludert hos konferansesenteret og ta det med i vurderingen. Her kan dere spare mye tid på rigg, og ikke minst frustrasjon og kostnader!
Oppmøte
På arrangementsdagen møter du opp i god tid før deltagerne kommer. Ta deg en runde i lokalene og områdene dere skal benytte. Dobbeltsjekk at alt er på plass og at alt ligger til rette for en fantastisk dag. Ta gjerne en siste gjennomgang med deres rådgiver før gjestene kommer.
Ha det gøy!
Uansett om det er en dagskonferanse, messe, kurs eller jubileumsmiddag er dette en annerledes dag. Husk å slapp av, nyt dagen og ha det gøy med alle deltagerne!